Smart Working: 5 servizi AWS per vincere il lockdown

Oggi più che mai il digitale si sta rivelando un’ancora di salvezza per il mondo del lavoro, oltre che un importante veicolo di innovazione. In questo inedito scenario pandemico infatti, lo Smart Working ha aiutato e sta aiutando le imprese a limitare i danni economici derivanti dal lockdown di inizio marzo, ed è plausibile che l’adozione di massa di questo modello organizzativo produca effetti permanenti nell’assetto dei futuri rapporti di lavoro.

Come prepararsi dunque al cambiamento?

In questo articolo parleremo di Smart Working, dei suoi punti di forza e delle sue debolezze, e dei principali servizi cloud AWS che permettono di affrontare con semplicità e sicurezza la virtualizzazione dell’ambiente lavorativo.

Smart Working: un fenomeno inarrestabile

“Lo Smart Working non è solo una moda, è un cambiamento che risponde alle esigenze delle persone, delle organizzazioni e della società nel suo complesso, e come tale è un fenomeno inarrestabile. La dinamica con cui sta crescendo nel nostro Paese tuttavia, non è abbastanza veloce”.

-Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Quando sono state messe nero su bianco queste parole nell’ottobre 2019, nessuno poteva certo prevedere l’attuale pandemia. Il Coronavirus sta infatti cambiando le nostre abitudini lavorative ad un ritmo che non pensavamo possibile fino a pochi mesi fa. Ed il lessico militare utilizzato oggi per descrivere lo scenario pandemico può estendersi fino alla corsa agli armamenti, in questo caso una vera e propria corsa agli strumenti dello smart working.

Come in tempi di guerra infatti, questa corsa sta coinvolgendo la totalità degli attori economici ed istituzionali del paese, con conseguenze direttamente calcolabili anche dall’impatto che sta già avendo sulla banda internet.

Ma cos’è esattamente lo Smart Working?

Facciamo qualche precisazione prima di procedere oltre.

Cos’è lo Smart Working

Lo Smart Working è la possibilità di lavorare:

• da qualsiasi posizione;
• ad orari flessibili;
• con degli obiettivi.

L’ultimo punto fa la differenza e lo distingue dal remote working o telelavoro, ma entrambi i modelli organizzativi richiedono strumenti simili: un pc ed una connessione ad internet come minimo indispensabile.

Ma quali sono i vantaggi dello Smart Working?

Vantaggi e criticità per manager e lavoratori

Come possiamo facilmente intuire, la capacità di convertire i rapporti di lavoro tradizionali in questo modello più flessibile si sta rivelando cruciale per le imprese e per la loro business continuity. Ma questa conversione non è necessariamente semplice ed immediata, come ci mostrano alcuni dati da un report dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Se da un lato lo Smart Working presenta dei chiari vantaggi

Per le organizzazioni

• il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e privata (46%)
• la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti (35%).

Per i lavoratori

• il 76% degli smart worker si dice soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti;
• uno smart worker su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi;

Dall’altro troviamo anche alcune criticità

Per i manager

• difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei responsabili);
• nell’utilizzare le tecnologie (32%);
• nel pianificare le attività (26%).

Per i lavoratori

• la percezione di isolamento (35%);
• le distrazioni esterne (21%);
• i problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%);
• la barriera tecnologica (11%).

Come superare dunque queste criticità e sfidare la pandemia?

5 servizi AWS per lo Smart Working

Amazon Web Services, leader mondiale nella fornitura di servizi di cloud computing, non poteva certo tenersi fuori dall’offerta di servizi per lo Smart Working. Nel suo ventaglio di soluzioni cloud troviamo dei servizi innovativi ed efficaci che possono aiutarci a superare molte delle criticità viste sopra e costruire il nostro ambiente di lavoro remoto in sicurezza. È Amazon stessa ad utilizzare alcuni di questi servizi, inizialmente sviluppati per esigenze interne e commercializzati soltanto dopo.

Ma passiamo ad analizzarli singolarmente per comprendere cosa sono e come possono aiutarci.

WorkSpaces

Il primo servizio AWS per lo Smart Working che analizzeremo è Amazon WorkSpaces, un servizio di Desktop-as-a-Service che permette lo streaming di desktop virtuali Windows o Linux su:

• PC;
• Mac;
• iPad;
• Kindle Fire;
• Tablet Android;
• Chromebook;
• Browser web (Firefox e Chrome).

Come funziona

Basta installare sul proprio dispositivo il client di WorkSpaces (o in alternativa un browser supportato) per iniziare ad utilizzare il desktop remoto. Questo verrà dunque trasmesso tramite il protocollo streaming PC-over-IP, o in alternativa tramite il nuovo protocollo (ancora in beta) WSP, che a differenza del primo sceglie i codec più adatti al caso analizzando la qualità della rete ed il dispositivo utilizzato per lo streaming. Per quanto riguarda lo storage, qualsiasi dato viene memorizzato direttamente sul cloud o nell’ambiente aziendale, caratteristica che permette di avere un livello di sicurezza maggiore specialmente quando si tratta di lavorare con dati sensibili.

Prezzi

Ma veniamo ai prezzi. WorkSpaces prevede due metodi di pagamento:

• Tariffa oraria;
• Tariffa mensile.

Mentre la tariffa oraria è orientata a casi d’uso che riguardano collaborazioni part time o a progetto, la tariffa mensile è ideale per le situazioni di lavoro continuativo e per giornate di lavoro intere.

A titolo d’esempio, i prezzi per un pacchetto Windows Standard sono di 34 dollari al mese nel caso della tariffa mensile e 0,32 dollari l’ora (più 8 dollari fissi per lo storage) nel caso della tariffa oraria.

In questa tabella vengono riassunti i prezzi per le diverse configurazioni Standard nella Region Irlanda:

AppStream 2.0

Mentre WorkSpaces virtualizza un desktop nel cloud, AppStream 2.0 virtualizza singole applicazioni seguendo un meccanismo simile, si tratta infatti di un servizio che permette lo streaming di applicazioni desktop in modo completamente gestito.

Come funziona

Dal punto di vista dell’utilizzatore finale il funzionamento è simile a WorkSpaces. Dal punto di vista dei manager invece rappresenta una soluzione semplicissima per la distribuzione in cloud di applicazioni aziendali ai propri dipendenti Smart. Infatti, AppStream non richiede di riscrivere le proprie applicazioni, basterà semplicemente:

• scegliere un’istanza streaming adatta;
• installare l’applicazione su AppStream 2.0;
• Impostare i parametri di autoscaling;
• definire i permessi di accesso;
• pubblicare l’applicazione.

Una volta pubblicata, l’applicazione potrà essere utilizzata dai nostri utenti tramite qualsiasi browser web o utilizzando il client di AppStream. Anche in questo caso valgono le medesime considerazioni su storage e sicurezza: utilizzando AppStream nulla viene conservato nel desktop locale.

Prezzi

Ad ogni utente viene associata un’istanza ed esistono due diversi “parchi istanze” da considerare per comprendere il pricing di AppStream:

• parchi istanze sempre attive;
• parchi istanze on demand.

Nel primo caso, avremo delle istanze sempre pronte a far partire la nostra applicazione in streaming, ma pagheremo per tutto il tempo in cui le istanze sono attive a prescindere dall’effettivo uso che se ne farà. Nel secondo caso, dovremo attendere qualche minuto (generalmente 1-2) per poter iniziare ad utilizzare l’applicazione in streaming, ma pagheremo solo quando l’istanza viene utilizzata.

In questa tabella vengono riassunti i prezzi in base al tipo di istanza per la famiglia Standard nella Region Irlanda:

Su AppStream 2.0 è anche possibile utilizzare delle tariffe per utente pagando la tariffa Microsoft RDS SAL di 4,19 USD per ogni utente che avvia una sessione di streaming nel corso del mese.

Connect

Se fino ad ora abbiamo parlato di servizi di virtualizzazione per desktop o singole applicazioni, con Amazon Connect cambiamo decisamente genere. Si tratta infatti di un sistema di Customer Care basato interamente sul cloud AWS. Connect è lo stesso sistema utilizzato da Amazon, dunque se anche voi siete clienti del noto e-commerce potreste già avere un’idea di come funziona dal punto di vista di un cliente finale.

Come funziona

Essendo un sistema di gestione omnichannel per clienti ed agenti, permette di avere un’unica cronologia delle interazioni per i differenti canali (voce e chat ad esempio) in una singola interfaccia. Rispetto a quanto detto sopra, probabilmente vi sarà capitato di richiedere assistenza per un articolo su Amazon e di interagire prima per telefono, poi per email, magari con agenti diversi ed avere un’esperienza lineare: non avete dovuto ripetere tutto ad ognuno di loro.

Su Connect è possibile inoltre implementare dei chatbot che sfruttano la stessa tecnologia di comprensione del linguaggio naturale che utilizza Alexa, e questo rende molto più semplice la gestione delle conversazioni perché il chatbot è in grado di dedurre la richiesta del cliente, togliendoci il peso di analizzare singolarmente ogni messaggio.

Prezzi

Oltre alla tariffa base per il servizio Connect di 0,018 dollari al minuto e 0,004 dollari a messaggio per la chat, dobbiamo tenere in considerazione:

• Numeri di selezione passante;
• Numeri verdi.

Per questi numeri, pagheremo un costo fisso giornaliero ed un costo al minuto differente per chiamate in entrata/uscita ed in base al paese da cui/in cui si riceve/effettua la chiamata.

Per semplicità, riporto qui lo stesso esempio presente nella pagina dei prezzi di Connect:

Esempio vocale

Un utente finale effettua una chiamata con un numero di selezione passante tedesco nella Region Francoforte, alla quale risponde un agente sul softphone Amazon Connect. La chiamata dura 7 minuti.

A questa chiamata si applicano 3 tariffe differenti:

1. il costo di utilizzo del servizio Amazon Connect, in base alla durata della chiamata con il cliente finale: 0,018 dollari al minuto per 7 minuti = 0,126 dollari
2. la tariffa giornaliera per l’utilizzo di un numero di selezione passante in Germania: 0,10 dollari al giorno per 1 giorno = 0,10 dollari
3. infine la tariffa al minuto per una chiamata in entrata su numeri di selezione passante in Germania: 0,0040 dollari al minuto per 7 minuti = 0,0280 dollari

Il costo totale fatturato per la chiamata sarà quindi di 0,25 dollari (a cui si aggiungono eventuali tasse, tariffe e costi aggiuntivi).

Chime

Arriviamo adesso al servizio dedicato alla collaborazione dei professionisti, Amazon Chime. Si tratta di un sistema di comunicazione unificato che permette di chattare, fare meeting voce e videoconferenze all’interno di una singola applicazione multipiattaforma.

Come funziona

Parliamo di “sistema di comunicazione unificato” perché oltre ai tradizionali canali di comunicazione basati su internet come la chat e le videoconferenze, grazie alla funzione Business Calling è possibile effettuare/ricevere telefonate ed sms anche da/verso la rete telefonica pubblica. Chime diventa così un sistema centralizzato in cui gestire tutta la comunicazione aziendale, sbarazzandoci della confusione che viene generata dal moltiplicarsi dei canali comunicativi, oltre che dall’inefficienza di alcuni di questi.

Prezzi

Anche in questo caso le tariffe sono basate sul consumo effettivo e le attuali licenze prevedono soltanto due tier:

• Basic;
• Pro.

Mentre gli utenti Basic possono:

1. Partecipare ai meeting;
2. Fare videoconferenze 1 to 1;
3. Condividere lo schermo;
4. Usare la chat.

Gli utenti Pro, oltre ad avere le feature del Basic tier possono anche:

1. Programmare ed ospitare meeting;
2. Registrare i meeting;
3. Fare videoconferenze con più partecipanti.

Il pagamento è previsto soltanto per gli utenti Pro e solo per i giorni in cui utilizzano effettivamente la piattaforma, per un totale di 3 dollari al giorno ed un massimo di 15 dollari al mese. Telefonate ed sms a numeri sulla rete pubblica vengono poi fatturati a parte con tariffe a consumo che puoi trovare sulla pagina dei prezzi del servizio.

Client VPN

Infine, parliamo di Client VPN, un servizio che permette l’accesso alle risorse aziendali in locale o ospitate sul cloud AWS in modo sicuro ed affidabile.

Come funziona

Client VPN gestisce in cloud le connessioni alle risorse aziendali, non ha quindi le limitazioni di una soluzione hardware. In poche parole, la sua capacità si adatta elasticamente in base al numero di connessioni richieste dagli utenti. Proprio in virtù di questa sua caratteristica, Client VPN è la soluzione ideale per situazioni di Smart Working in cui il numero di connessioni VPN può crescere rapidamente ed in modo imprevedibile, e garantisce dunque l’accesso alle risorse anche in condizioni di stress.

Prezzi

Il pricing di Client VPN è molto semplice: prevede il pagamento di 0,10 dollari l’ora per ogni endpoint assegnato e 0,05 dollari l’ora per ogni connessione tramite il Client.

Ti riporto qui un esempio prendendo spunto dalla relativa pagina dei prezzi.

Esempio prezzo Client VPN

Crei un endpoint negli Stati Uniti orientali e gli associ una sottorete. Si creano 10 connessioni Client all’endpoint attive per un’ora.

Il costo totale sarà pari a 0,60 USD:

• 0,10 USD per l’endpoint;
• 0,50 per le 10 connessioni stabilite tramite Client.

Conclusioni

Gestire le urgenze, pianificare le attività, problemi di comunicazione e barriere tecnologiche: AWS ti permette di superare tutte queste difficoltà ed implementare un ambiente di Smart Working semplice, sicuro ed all’avanguardia. Sbarazzati degli obsoleti sistemi on-premise e goditi il meglio del cloud ad un prezzo accessibile ed a misura delle tue esigenze.

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